啟動(dòng)OA 推進(jìn)醫(yī)院辦公自動(dòng)化
9月13日,，牡丹江市腫瘤醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)啟動(dòng)大會(huì)在五樓大會(huì)議室召開,。這是牡丹江市腫瘤醫(yī)院積極推進(jìn)信息化建設(shè)項(xiàng)目工程，努力打造數(shù)字化醫(yī)院的又一重大舉措，這也標(biāo)志著為期三年的醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)劃第二階段進(jìn)入了攻堅(jiān)階段,。大會(huì)由副院長譚國臣主持。
辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念,。辦公室自動(dòng)化英文原稱Office Automation,，縮寫為 OA。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性工作的自動(dòng)化,。通常辦公室的業(yè)務(wù),，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件,、通知,、各種業(yè)務(wù)文本，查詢本部門文件和外來文件,，產(chǎn)生文件復(fù)件等等,。力求實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集,、信息處理,，為醫(yī)院的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
我院OA系統(tǒng)的建設(shè)是在理順和規(guī)范管理流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,，這一量身定做的OA系統(tǒng)軟件,，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器,、以“信息門戶 ”為窗口,，使醫(yī)院內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作,，改變過去復(fù)雜,、低效的手工辦公方式。其方便,、快捷,、實(shí)用、人性化的特點(diǎn)更加明顯,。初步設(shè)計(jì)的框架有：我的辦公桌,、工作流程,、公文收發(fā)、考勤管理,、組織機(jī)構(gòu),、文件中心、信息交流,、通訊錄等,。其會(huì)議通知、文件收發(fā),、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議,、無記名投票、考勤呈報(bào),、請(qǐng)假審批,、公示板、電子刊物等功能,，使我們的辦公環(huán)境發(fā)生了質(zhì)的飛躍,。
這次我們開發(fā)的OA系統(tǒng)有六個(gè)方面的功能：
(一)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),，如：內(nèi)部郵件,、內(nèi)部短信、文件柜,、聊天室等，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢,，
(二)建立信息發(fā)布的平臺(tái),。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告,、電子論壇,、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度,、新聞簡報(bào),、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在醫(yī)院內(nèi)部得到廣泛的傳播,，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài),。
(三)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控,、跟蹤,，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題,，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作,。例如公文的處理,、收發(fā)文、各種審批,、請(qǐng)示,、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作,，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化,，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高協(xié)同工作的效率,。
?。ㄋ模?shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件,、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存,、共享和使用,，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔,，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里,。因此，文檔的保存,、共享,、使用和再利用是十分困難的。另外,，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度,。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到,，甚至找不到,。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管,，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享,。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，如單位來了一個(gè)新員工,，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件,，給他一個(gè)口令，自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西,，規(guī)章制度,、各種文件等等，只要身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到,，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié),。
（五）輔助辦公,。牽涉的內(nèi)容比較多,，像會(huì)議管理、車輛管理,、物品管理,、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化,。
（六）信息集成,。通過集成使業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息在OA上體現(xiàn)，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息,，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力,。
本次我們與軟件公司建立了聯(lián)合開發(fā)的平臺(tái)，其模式創(chuàng)建貼近醫(yī)院的管理流程和辦公人員的習(xí)慣,。強(qiáng)大的功能必將搭建得心應(yīng)手的工作環(huán)境,，大幅度提高工作效率，并通過流程再造,，加快制度化建設(shè),，優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的提檔升級(jí),，為醫(yī)院做強(qiáng),、做大、做精提供保障性支持,。
信息科 蘇大鵬
